Se emetti fatture in Italia, la fatturazione elettronica non è un'opzione — è un obbligo. Dal 1 gennaio 2019 per la maggior parte dei soggetti IVA, e dal 2024 anche per i forfettari. Eppure, dopo anni di obbligo, c'è ancora chi non ha capito bene come funziona. Facciamo ordine.
Come funziona: il SDI in 60 secondi
Il Sistema di Interscambio (SDI) è il postino digitale delle fatture italiane. Il flusso è questo:
- Tu emetti una fattura in formato XML (il tuo gestionale lo fa in automatico)
- La invii al SDI tramite il tuo software o intermediario
- Il SDI controlla la fattura (formato, partita IVA, coerenza dati)
- Se tutto ok, la consegna al destinatario
- Se qualcosa non va, te la respinge con un codice errore
Il tutto avviene in pochi secondi. La fattura è considerata emessa quando il SDI la accetta — non quando la invii.
Chi è obbligato nel 2026
Praticamente tutti i soggetti IVA residenti in Italia:
- Società (SRL, SPA, SAS, SNC)
- Ditte individuali
- Professionisti con partita IVA
- Forfettari (obbligo dal 2024)
- Associazioni e enti con attività commerciale
Le uniche eccezioni residue: alcune categorie di operatori sanitari per fatture a privati (per ragioni di privacy) e i soggetti in regime di vantaggio (ormai rarissimi).
Gli strumenti: cosa usare per fatturare
| Strumento | Per chi | Costo | Livello |
|---|---|---|---|
| Portale gratuito AdE | Micro-attività, emergenze | Gratuito | Base |
| Fatture in Cloud | Freelance, micro-PMI | Da 8 €/mese | Intermedio |
| Aruba PEC + Fatturazione | Freelance, piccole attività | Da 25 €/anno | Base-Intermedio |
| TeamSystem | PMI strutturate, studi | Da 30 €/mese | Avanzato |
| Gestionale integrato | Media-grande impresa | Variabile | Completo |
Errori comuni e come evitarli
1. Codice destinatario sbagliato
Il codice destinatario (SDI) è un codice a 7 caratteri che identifica il canale di ricezione del cliente. Se è sbagliato, la fattura finisce nel cassetto fiscale del destinatario ma non gli arriva direttamente. Non è un errore fatale, ma crea ritardi e confusione.
2. Partita IVA cessata
Il SDI verifica che la partita IVA del destinatario sia attiva. Se è cessata, la fattura viene scartata. Soluzione: verificare la P.IVA prima di fatturare su checkVat.eu o il portale AdE.
3. Numerazione non progressiva
Le fatture devono avere una numerazione progressiva senza buchi. Se il gestionale genera numeri con salti, l'AdE potrebbe chiedere spiegazioni. Controlliamo la sequenza almeno una volta al trimestre.
4. Bollo virtuale dimenticato
Per fatture esenti IVA sopra i 77,47 euro, il bollo da 2 euro è obbligatorio. Molti lo dimenticano. Il gestionale dovrebbe applicarlo in automatico — verificare che lo faccia.
Fatturazione elettronica e NIS2
Un collegamento che pochi fanno: il sistema di fatturazione elettronica contiene dati sensibili — clienti, importi, coordinate bancarie. Con la NIS2, proteggere questi dati diventa un obbligo normativo per le aziende che rientrano nel perimetro. Un gestionale con crittografia, MFA e audit trail non è più un lusso — è compliance. Dettagli nella nostra guida obblighi NIS2.
FAQ: Fatturazione Elettronica
Cosa succede se invio una fattura sbagliata?
Puoi emettere una nota di credito per annullare la fattura errata e poi riemettere quella corretta. Il SDI non permette di "modificare" una fattura già accettata — solo di annullarla con una nota di variazione.
I forfettari devono fare la fatturazione elettronica?
Sì, dal 1 gennaio 2024. L'obbligo è esteso a tutti i forfettari, senza eccezioni di fatturato.
Quanto tempo devo conservare le fatture elettroniche?
10 anni, come per le fatture cartacee. La conservazione sostitutiva (digitale a norma) è obbligatoria. L'AdE offre un servizio di conservazione gratuito, ma molti preferiscono usare quello del proprio gestionale.
Per scegliere il software giusto: confronto gestionali 2026. Per trovare assistenza: come trovare un commercialista online.